Catering für Meetings, Tagungen und Business-Lunch: Formate, Mengen, Kosten und Allergene

Für Meetings, Tagungen und Business-Lunches eignen sich Formate, die sich schnell und ohne großen Aufwand essen lassen: Lunchboxen, Bowls, ein kleines Stehbuffet oder Fingerfood. Als Richtwert liegen die Kosten bei 14 bis 26 € pro Person inklusive MwSt. ohne Getränke. Pro Person rechnen Sie mittags mit etwa 350 bis 450 g Hauptgericht oder 8 bis 12 Fingerfood-Stücken. Wichtig sind außerdem eine frühzeitige Abfrage von Unverträglichkeiten und die gesetzlich vorgeschriebene Allergeninformation.

Welches Format passt zu welchem Anlass?

Die Wahl hängt von Teilnehmerzahl, Zeitfenster und Raum ab. Wer nur 30 Minuten Pause hat, braucht etwas anderes als eine Abteilung, die sich beim Mittagessen austauschen soll.

Format	Geeignet für	Vorteile	Zu beachten
Lunchbox	Meetings im Raum, Workshops, kurze Pausen	individuell portioniert, kaum Aufbau	Verpackung: Mehrweg vereinbaren
Bowl	Business-Lunch, Teamtage	leicht, gut vegetarisch oder vegan umsetzbar	Komponenten getrennt halten, damit nichts durchweicht
Kleines Stehbuffet	Tagungen ab ca. 20 Personen	Auswahl, Austausch beim Essen	Platz, Warmhaltetechnik, ggf. Personal
Fingerfood	Kurze Pausen, Empfang, Networking	im Stehen essbar	als Mittagessen ausreichend Stückzahl einplanen
Brunch oder Frühstück	Kick-offs, Vormittagsformate	entspannter Start	Richtwert 22 bis 38 € pro Person

Einen ausführlichen Vergleich von Buffet, Flying Buffet und Menü finden Sie im Ratgeber Fingerfood, Buffet oder Menü.

Leicht statt schwer

Nach einem schweren Mittagessen sinkt bei vielen Menschen die Konzentration. Für Tagungen bewähren sich deshalb Gerichte mit viel Gemüse, Hülsenfrüchten und Vollkorn, moderaten Fettmengen und kleinen Desserts. Ein überwiegend vegetarisches Angebot mit einer Fleisch- oder Fischoption ist in vielen Unternehmen inzwischen üblich und senkt die Klimawirkung des Caterings deutlich.

Beispielablauf einer Ganztagestagung

Uhrzeit	Verpflegung	Hinweis
8:30 bis 9:00	Ankommen mit Kaffee, Tee, Wasser, kleinem Gebäck oder Obst	Frühstück nur, wenn die Anreise früh beginnt
10:30	Kaffeepause mit Obst oder kleinen Snacks	15 bis 20 Minuten reichen
12:30 bis 13:15	Mittagessen: Bowls, Lunchboxen oder kleines Stehbuffet	warme Komponente, vegetarische Hauptlinie
15:00	Kaffeepause mit Kuchen, Obst oder herzhaftem Snack	süß und herzhaft mischen
ganztägig	Wasser im Raum	Karaffen statt Einzelflaschen

Bei Halbtagesformaten genügt meist eine Kaffeepause plus ein Mittagessen zum Abschluss oder zum Beginn. Wenn Teilnehmende aus anderen Städten anreisen, ist ein kleines Frühstück zum Ankommen willkommen. Planen Sie die Mittagspause nicht zu knapp: Für ein Stehbuffet mit 50 Personen brauchen die Gäste allein zum Anstellen und Nehmen einige Minuten, mehrere Ausgabestellen verkürzen die Wartezeit.

Mengen pro Person für Meetings und Tagungen

Die folgenden Werte sind Richtwerte aus der Praxis. Sie gelten für Erwachsene bei normalem Arbeitstag. Bei körperlich aktiven Gruppen oder langen Tagen planen Sie etwas mehr ein.

Komponente	Richtwert pro Person
Hauptgericht warm (Lunch)	350 bis 450 g inklusive Beilage
Bowl oder Salat als Hauptgericht	350 bis 450 g
Fingerfood als Mittagessen	8 bis 12 Stück
Fingerfood in einer kurzen Pause	2 bis 4 Stück
Dessert	80 bis 120 g
Obst zur Kaffeepause	1 Stück oder 100 bis 150 g
Kaffee oder Tee	2 bis 3 Tassen pro Halbtag
Wasser	0,5 bis 1 Liter pro Halbtag

Ausführliche Tabellen für alle Formate und Tipps zum Puffer finden Sie unter Catering-Mengen pro Person.

Was kostet Catering für Meetings und Business-Lunch?

Unser Kostenrechner arbeitet mit diesen Richtwerten (inklusive MwSt., Speisen ohne Getränke, Basis 50 bis 149 Gäste):

Format	Typische Spanne pro Person
Business-Lunch (Lunchbox, Bowl, kleines Buffet)	14 bis 26 €
Brunch	22 bis 38 €
Fingerfood	18 bis 32 €
Buffet kalt oder warm	28 bis 50 €

Die Gruppengröße wirkt sich spürbar aus: Unter 20 Personen kalkulieren Caterer oft rund 20 % höher pro Kopf, bei 20 bis 49 Personen etwa 5 % höher, ab 150 Personen rund 8 % niedriger. Ein Bio-Anteil von etwa 30 % schlägt mit ungefähr 10 bis 15 % zu Buche. Hinzu kommen je nach Auftrag Mehrweg-Equipment (3 bis 7 € pro Person), Anfahrt und Logistik (pauschal 50 bis 150 €) sowie bei Buffets ggf. Servicepersonal (35 bis 48 € pro Stunde und Kraft).

Rechenbeispiel (Richtwert): 30 Personen, Bowls zum Mittag. Basis 14 bis 26 € plus 5 % für die Gruppengröße ergibt etwa 14,70 bis 27,30 € pro Person, also rund 440 bis 820 € für die Gruppe. Mit Mehrweggeschirr und Anfahrt landen Sie bei etwa 580 bis 1.180 €, Getränke nicht eingerechnet. Ihre eigene Konstellation können Sie im Kostenrechner durchspielen.

Allergene und Unverträglichkeiten

Auch wenn Speisen ohne Verpackung geliefert werden, gilt die Allergeninformationspflicht. Die 14 Hauptallergene sind in Anhang II der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011 (LMIV) aufgeführt, darunter glutenhaltiges Getreide, Milch, Eier, Erdnüsse, Schalenfrüchte, Sellerie, Senf und Sesam. Für lose Ware regelt § 4 LMIDV, wie die Information erfolgen kann:

• schriftlich, etwa auf Schildern am Buffet, in einer Speisekarte (Fußnoten sind zulässig) oder per Aushang, oder
• mündlich durch den Unternehmer oder geschultes Personal, wenn eine schriftliche oder elektronische Dokumentation vorliegt, die auf Nachfrage eingesehen werden kann, und ein gut sichtbarer Hinweis darauf existiert.

Für Sie als Auftraggeber heißt das praktisch:

1. Fragen Sie bei der Anmeldung Unverträglichkeiten und Ernährungsformen ab (vegetarisch, vegan, glutenfrei, laktosefrei, Nussallergie, religiöse Speisevorschriften).
2. Geben Sie die Zahlen spätestens mit der finalen Teilnehmerzahl an den Caterer weiter.
3. Lassen Sie Sonderessen namentlich oder deutlich gekennzeichnet liefern, damit sie nicht von anderen gegessen werden.
4. Bitten Sie bei Lieferungen ohne Personal um eine Allergenliste zum Auslegen.

Hygiene bei Lieferung und Buffet

Bei Liefercatering ohne Servicekräfte liegt die Verantwortung für die Ausgabe oft bei Ihnen. Klären Sie mit dem Caterer, wie lange die Speisen stehen dürfen. Warme Speisen sollten durchgehend heiß gehalten werden, in der Praxis meist bei mindestens 65 °C. Kalte Speisen mit Fleisch, Fisch, Milchprodukten oder Ei gehören bis zur Ausgabe in die Kühlung. Seriöse Caterer liefern Warmhaltebehälter oder Chafing Dishes mit und geben klare Hinweise zur Standzeit.

Nachhaltig organisieren

• Mehrweg statt Einweg: Vereinbaren Sie Mehrwegboxen oder Leihgeschirr. Seit 2023 gilt für viele Anbieter von Speisen zum Mitnehmen die Mehrwegangebotspflicht nach § 33 VerpackG. Hintergründe finden Sie unter Mehrweg statt Einweg.
• Mengen realistisch planen: Lieber mit verlässlicher Teilnehmerzahl und kleinem Puffer als großzügig für alle Eventualitäten.
• Reste klären: Vereinbaren Sie vorab, ob übrig gebliebene Speisen an Mitarbeitende abgegeben oder mitgenommen werden dürfen.
• Pflanzenbetont planen: Eine vegetarische Hauptlinie ist oft gleich teuer oder etwas günstiger als ein Fleischgericht.

Checkliste für die Bestellung

• Datum, Uhrzeit, Ort, Lieferzone und Ansprechpartner vor Ort
• Teilnehmerzahl und Frist für die finale Anzahl
• Format und Zeitfenster der Pausen
• Sonderkostformen und Allergien mit Anzahl
• Geschirr, Besteck, Servietten: Mehrweg oder Leihgeschirr
• Getränke: wer liefert was
• Rücknahme von Geschirr und Behältern
• Stornobedingungen

Weitere Prüfpunkte finden Sie in der Checkliste zur Caterer-Auswahl. Passende Anbieter für Ihr Büro oder Ihre Tagungsstätte finden Sie im Caterer-Verzeichnis.