Ist eine Markterkundung vor einer Catering-Ausschreibung Pflicht?

Eine allgemeine Pflicht gibt es nicht. Sie ist aber erlaubt und meist sinnvoll, weil sie hilft, den Auftragswert realistisch zu schätzen und erfüllbare Anforderungen zu formulieren.

Darf ich mit einzelnen Caterern vorab sprechen?

Ja, solange Sie allen interessierten Unternehmen die gleichen Chancen und Informationen geben und die Gespräche dokumentieren. Ein Informationsvorsprung einzelner Unternehmen muss im späteren Verfahren ausgeglichen werden.

Dürfen Caterer, die an der Markterkundung teilgenommen haben, später mitbieten?

Grundsätzlich ja. Der Auftraggeber muss aber sicherstellen, dass der Wettbewerb nicht verzerrt wird, etwa indem er alle Bieter über die Ergebnisse der Vorgespräche informiert (§ 7 VgV).

Wie lange dauert eine Markterkundung?

Ein einfacher Fragebogen ist in wenigen Wochen erledigt. Mit Dialogveranstaltung und Auswertung sollten Sie zwei bis drei Monate vor der Bekanntmachung einplanen.

Markterkundung vor der Catering-Ausschreibung

Vor einer Catering-Ausschreibung dürfen öffentliche Auftraggeber den Markt erkunden, um ihre Vergabe vorzubereiten und Unternehmen über ihre Pläne zu informieren. Rechtsgrundlage ist § 28 der Vergabeverordnung (VgV), unterhalb der EU-Schwellenwerte § 20 der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO). Die Markterkundung kann laut § 28 VgV ausdrücklich soziale und umweltbezogene Aspekte, Qualität und Innovation umfassen. Für Catering klärt sie vor allem, welches Verpflegungssystem, welcher Bio-Anteil, welche Mehrweglogistik und welcher Loszuschnitt realistisch sind. Grenzen setzen das Gleichbehandlungsgebot und das Verbot, ein Vergabeverfahren nur zur Preisermittlung zu starten.

Was § 28 VgV erlaubt und verbietet

Der Wortlaut von § 28 VgV ist knapp:

Erlaubt (Absatz 1): Markterkundungen vor Einleitung eines Vergabeverfahrens, zur Vorbereitung und zur Unterrichtung der Unternehmen über Pläne und Anforderungen. Ausdrücklich genannt sind soziale und umweltbezogene Aspekte (etwa Kreislaufwirtschaft), Qualität und Innovation; die Markterkundung kann auch elektronisch erfolgen.
Verboten (Absatz 2): Vergabeverfahren, die lediglich der Markterkundung oder der Kosten- und Preisermittlung dienen. Wer eine Ausschreibung startet, muss also tatsächlich vergeben wollen.

Daneben gelten die Grundsätze des § 97 GWB: Wettbewerb, Transparenz und Gleichbehandlung. Hat ein Unternehmen den Auftraggeber bei der Vorbereitung beraten, muss dieser nach § 7 VgV verhindern, dass daraus ein Wettbewerbsvorteil entsteht, etwa indem er alle relevanten Informationen allen Bietern zur Verfügung stellt.

Unterhalb der EU-Schwellenwerte

Für kleinere Aufträge regelt § 20 UVgO die Markterkundung, sofern das jeweilige Land die UVgO eingeführt hat. Inhaltlich gelten dieselben Grundsätze wie oberhalb der Schwelle. Bei Direktaufträgen ist nach Einschätzung des Umweltbundesamts keine förmliche Markterkundung nötig; ein Preisvergleich anhand von Angeboten, Preislisten oder Websites genügt. Die Wertgrenzen für Direktaufträge legen Bund und Länder in ihrem Haushaltsrecht fest, für den Bund liegen sie seit 1. Juli 2026 bei 50.000 € netto. Auch bei kleinen Aufträgen dürfen und sollen Nachhaltigkeitsanforderungen schon bei der Bedarfsermittlung berücksichtigt werden.

Formate der Markterkundung

Format	Geeignet für	Hinweis
Recherche (Verzeichnisse, frühere Bekanntmachungen, Websites)	Überblick über Anbieter und Preise	Geringer Aufwand, oft der erste Schritt
Schriftlicher Fragebogen (Request for Information)	Vergleichbare Antworten vieler Anbieter	Gleiche Fragen an alle, offen veröffentlichen oder breit versenden
Dialogveranstaltung (Marktdialog, Bieterdialog)	Komplexe Vorhaben, neue Konzepte	Präsentation der Pläne, Fragen der Unternehmen, Protokoll für alle
Einzelgespräche	Vertiefung technischer Fragen	Gleiche Agenda für alle, Gesprächsvermerke
Vorinformation (§ 38 VgV)	Frühzeitige Ankündigung	Macht das Vorhaben europaweit bekannt

Bei Schulverpflegung lohnt sich oft eine Besichtigung der Küchen und Ausgabestellen, damit Anbieter einschätzen können, welches System dort funktioniert.

Ablauf in sechs Schritten

Bedarf klären: Essenszahlen heute und in den nächsten Jahren (bei Grundschulen mit Blick auf den Ganztagsanspruch), Ausgabezeiten, Räume, Technik, Budget.
Ziele festlegen: Welche Nachhaltigkeitsziele sollen erreicht werden, etwa DGE-Standard, Bio-Anteil, Mehrweg, Abfallreduktion?
Fragen formulieren: Offen und neutral, ohne Vorfestlegung auf einzelne Produkte oder Anbieter.
Markt ansprechen: Fragebogen veröffentlichen, Dialogtermin ankündigen, Frist setzen.
Auswerten und dokumentieren: Ergebnisse in der Vergabeakte festhalten (§ 8 VgV), Auftragswert schätzen, Anforderungen anpassen.
Ergebnisse teilen: Wichtige Informationen aus Gesprächen in die Vergabeunterlagen übernehmen, damit alle Bieter auf demselben Stand sind.

Fragen speziell für Catering

Verpflegungssystem und Logistik

Welches System (Frisch- und Mischküche, Warmverpflegung, Cook & Chill) halten Sie für die vorhandenen Räume für geeignet?
Wie lang wären Transport- und Warmhaltezeiten, und wie können Sie die Grenze von 3 Stunden aus dem DGE-Qualitätsstandard einhalten?
Arbeiten Sie mit Mehrweg-Transportbehältern? Wer übernimmt Rücktransport und Reinigung?

Qualität und Nachhaltigkeit

Welcher Bio-Anteil am Wareneinsatz ist zu welchem Mehrpreis machbar, und haben Sie eine Bio-Kontrollnummer?
Wie planen Sie nach dem DGE-Qualitätsstandard, und können Sie die Auszeichnung „DGE-geprüfte Qualität“ nachweisen?
Wie messen Sie Speisereste und was geschieht mit Überschüssen?
Welche Kennzahlen könnten Sie regelmäßig berichten?

Verpflegungsautomaten

Welche Energieeffizienzklasse und welchen Jahresverbrauch haben Ihre Geräte, gemessen nach EN 50597?
Verfügen die Geräte über einen Ruhemodus für die Zeiten ohne Nutzung, und welche Kältemittel nutzen sie?
Welche Bio- und Fairtrade-Produkte können Sie im Sortiment anbieten?

Wirtschaftliches

Mit welchen Preisspannen pro Essen rechnen Sie bei der genannten Menge?
Welche Vertragslaufzeit und welche Regeln für Preisanpassungen halten Sie für angemessen?
Ab welcher Losgröße wäre ein Angebot für Ihr Unternehmen wirtschaftlich?

Beispiel-Zeitplan

Zeitpunkt vor Bekanntmachung	Schritt
6 bis 4 Monate	Bedarf und Ziele klären, Gremien einbinden
4 bis 3 Monate	Fragebogen veröffentlichen, Dialogtermin ankündigen
3 Monate	Dialogveranstaltung, gegebenenfalls Besichtigung
3 bis 2 Monate	Auswertung, Auftragswert schätzen, Lose festlegen
2 bis 0 Monate	Vergabeunterlagen erstellen und abstimmen

Bei Schulen sollte der neue Vertrag zum Schuljahresbeginn starten. Rechnen Sie deshalb vom gewünschten Starttermin rückwärts und planen Sie Puffer für Rückfragen, Probeessen und Wertung ein.

Was die Ergebnisse bewirken sollten

Eine Markterkundung lohnt sich nur, wenn ihre Ergebnisse in die Ausschreibung einfließen. Typische Folgen sind ein realistisch geschätzter Auftragswert, der auch über die Frage des EU-Schwellenwerts entscheidet, angepasste Mindestanforderungen (zum Beispiel ein Bio-Anteil, den mehrere Anbieter erfüllen können), ein Loszuschnitt, der zum Markt passt, und Zuschlagskriterien, die echte Qualitätsunterschiede sichtbar machen. Halten Sie in der Vergabeakte fest, welche Erkenntnis zu welcher Entscheidung geführt hat.

Lose richtig zuschneiden

Nach § 97 Abs. 4 GWB sind Leistungen grundsätzlich in Lose zu teilen. Die Markterkundung zeigt, welche Größe kleine und mittlere Caterer bedienen können. Ein Los mit 20 Schulen schließt viele regionale Anbieter aus, Lose nach Stadtteilen oder einzelnen Standorten öffnen den Wettbewerb. Fachlose, etwa für Mittagessen, Verpflegungsautomaten oder Besprechungscatering, sind ebenfalls möglich.

Regionale Anbieter und Herkunft

Viele Auftraggeber wünschen sich regionale Lebensmittel. Eine pauschale Vorgabe „aus der Region“ ist vergaberechtlich heikel, weil sie Bieter aus anderen Regionen oder Mitgliedstaaten benachteiligen kann. Die Markterkundung hilft, zulässige Kriterien zu finden, die dieselben Ziele unterstützen: saisonale Speisepläne, Frische, kurze Lieferintervalle oder ein hoher Bio-Anteil. Was „regional“ im Catering bedeutet, erklärt der Ratgeber regionales Catering.

Innovation zulassen

Wenn die Markterkundung zeigt, dass es neue Lösungen gibt, etwa digitale Vorbestellung zur Abfallvermeidung oder Mehrwegsysteme mit Rücknahmelogistik, können Sie diese über eine funktionale Leistungsbeschreibung, Nebenangebote (§ 35 VgV) oder in Ausnahmefällen eine Innovationspartnerschaft (§ 19 VgV) einbinden. Auch die EU-Kriterien für umweltorientierte Beschaffung von Lebensmitteln, Catering und Verpflegungsautomaten (2019) empfehlen, Anforderungen wie Bio-Anteile an der Marktlage auszurichten, also an der Verfügbarkeit von Produkten und der Zahl möglicher Anbieter.

Typische Fehler

Fragen nur an den bisherigen Caterer richten
Ergebnisse nicht dokumentieren
Gesprächsinhalte nicht an alle Bieter weitergeben
Leistungsbeschreibung auf das Angebot eines Unternehmens zuschneiden
Markterkundung als verdeckte Preisabfrage ohne echte Vergabeabsicht nutzen

Wie die Ergebnisse in Leistungsbeschreibung, Zuschlagskriterien und Vertrag einfließen, beschreibt der Ratgeber Ausschreibung von Catering. Für die Recherche nach Anbietern können Sie das Caterer-Verzeichnis nutzen; Caterer, die gefunden werden möchten, können sich eintragen.

Markterkundung und Marktdialog vor der Catering-Ausschreibung: Ablauf, Grenzen und Fragen